Bạn có thường xuyên dùng tiền quán cho chi tiêu cá nhân? Có bao giờ rút tiền túi để bù lỗ nhưng không biết bao giờ có thể hoàn lại? Hoặc bạn không rõ mình đang thực sự lời hay lỗ sau khi trừ hết mọi chi phí? Nếu câu trả lời là “có”, rất có thể bạn đang mắc phải 5 sai lầm nghiêm trọng trong quản lý tài chính nhà hàng/quán ăn. Đây chính là nguyên nhân khiến nhiều chủ quán rơi vào cảnh càng kinh doanh càng thua lỗ mà không hiểu vì sao.
Theo thống kê, có đến 60% nhà hàng thất bại ngay trong năm đầu tiên hoạt động. Trong khi nhiều chủ quán tập trung vào thực đơn, dịch vụ và marketing, thì quản lý tài chính lại là một lỗ hổng lớn dễ bị bỏ qua.
Hãy cùng tìm hiểu những sai lầm tài chính phổ biến trong kinh doanh F&B và cách kiểm soát dòng tiền hiệu quả để tránh rơi vào vết xe đổ của nhiều chủ quán khác!
1. Tiêu lạm tiền kinh doanh phục vụ mục đích cá nhân
Một trong những lỗi nghiêm trọng nhất là sử dụng chung tài khoản cá nhân và tài khoản kinh doanh. Khi khách hàng thanh toán trực tiếp vào tài khoản cá nhân, chủ quán dễ dàng “tiện tay” dùng số tiền này cho các chi tiêu cá nhân như ăn uống, mua sắm, hoặc trả nợ riêng. Những khoản nhỏ nhặt này tích tụ theo thời gian, khiến dòng tiền kinh doanh bị thất thoát mà chủ quán không nhận ra.
Giải pháp:
- Mở tài khoản ngân hàng riêng cho quán để tách bạch tài chính cá nhân và kinh doanh.
- Sử dụng phần mềm quản lý tài chính để theo dõi thu – chi hàng ngày.
- Thiết lập quy tắc chi tiêu rõ ràng, chỉ sử dụng tiền quán cho các mục đích kinh doanh.
2. Liên tục dùng “tiền túi” để “bù lỗ” kinh doanh
Khi doanh thu chưa ổn định, nhiều chủ quán chọn cách rót thêm tiền cá nhân để duy trì hoạt động, thay vì tìm cách tối ưu chi phí hoặc cải thiện hiệu suất kinh doanh. Đây là con dao hai lưỡi: nếu quán có lãi sau này, bạn có thể thu hồi vốn, nhưng nếu tình hình tiếp tục xấu đi, bạn có thể “mất trắng” số tiền đã bỏ ra.
Ví dụ thực tế: Một chủ quán cà phê tại TP.HCM đã liên tục bỏ thêm hơn 500 triệu đồng để duy trì quán trong 6 tháng đầu. Nhưng do không kiểm soát chi phí nguyên liệu và tiền thuê mặt bằng quá cao, quán vẫn không có lãi. Kết quả, quán buộc phải đóng cửa, mất toàn bộ số tiền đầu tư.
Giải pháp:
- Tạo quỹ dự phòng tài chính từ đầu để có nguồn vốn vận hành trong 3-6 tháng.
- Kiểm soát chi phí chặt chẽ, chỉ đầu tư khi có kế hoạch rõ ràng.
- Phân tích điểm hòa vốn, đảm bảo quán có thể tự duy trì mà không cần “bù lỗ” liên tục.
3. Không tự tính lương cho bản thân
Nhiều chủ quán nghĩ rằng chỉ cần quán có lợi nhuận, họ sẽ tự hưởng số tiền đó, nhưng thực tế, lợi nhuận không phải là thu nhập. Nếu không tính lương cho mình, bạn có thể gặp khó khăn khi cần tài chính cá nhân để trang trải cuộc sống. Điều này càng nghiêm trọng hơn nếu bạn có cổ đông hoặc làm ăn chung với người khác.
Ví dụ thực tế: Một chủ quán bún bò tại Hà Nội làm việc 12 giờ/ngày nhưng không tính lương cho bản thân. Sau 6 tháng kinh doanh, quán có lãi nhưng anh vẫn không có thu nhập cá nhân, dẫn đến áp lực tài chính và quyết định đóng quán.
Giải pháp:
- Xác định mức lương cố định cho bản thân như một nhân viên quản lý quán.
- Tính lương dựa trên doanh thu và lợi nhuận, đảm bảo thu nhập ổn định.
- Tách biệt lương và lợi nhuận, không sử dụng lợi nhuận làm thu nhập cá nhân.
4. Không kiểm soát các khoản thu chi rõ ràng
Nếu không theo dõi các khoản thu – chi một cách chi tiết, bạn sẽ không biết nguồn thu nào hiệu quả nhất, khoản chi nào có thể cắt giảm. Điều này dẫn đến quản lý tài chính kém, làm giảm lợi nhuận và thậm chí gây thua lỗ.
Ví dụ thực tế: Một quán ăn online có doanh số cao nhưng không kiểm soát thu nhập từ từng nền tảng giao hàng trực tuyến (GrabFood, ShopeeFood, Baemin). Họ không nhận ra rằng một số đơn hàng bị trừ chiết khấu cao hơn, khiến lợi nhuận thực tế thấp hơn kỳ vọng.
Giải pháp:
- Theo dõi doanh thu từ từng kênh bán hàng (tại quán, giao hàng, thanh toán điện tử, v.v.).
- Sử dụng phần mềm kế toán hoặc Excel để ghi chép chi tiết các khoản thu – chi.
- Kiểm tra công nợ với nhà cung cấp thường xuyên, tránh bị dồn nợ lớn vào cuối tháng.
5. Nhầm lẫn giữa doanh thu và lợi nhuận
Nhiều chủ quán thấy quán đông khách, họ nghĩ rằng mình đang có lãi, nhưng quên trừ đi các khoản chiết khấu cho Food Apps, thuế, phí vận hành, dẫn đến tính toán sai lợi nhuận thực tế.
Ví dụ: Một quán trà sữa có doanh thu 500 triệu đồng/tháng, nhưng sau khi trừ các khoản hoa hồng cho ứng dụng giao đồ ăn (30%), tiền nguyên liệu, mặt bằng, nhân viên và chi phí marketing, lợi nhuận thực sự chỉ còn 50 triệu đồng. Nếu không tính toán kỹ, chủ quán có thể lầm tưởng mình đang “kiếm bộn tiền”, nhưng thực tế lợi nhuận rất thấp.
Giải pháp:
- Tính lợi nhuận sau khi trừ tất cả chi phí, không chỉ nhìn vào doanh thu.
- Theo dõi chặt chẽ tỷ suất lợi nhuận để điều chỉnh giá bán phù hợp.
- Tính toán giá vốn chính xác, không để thất thoát chi phí nguyên vật liệu.
Tham khảo: Cách đọc báo cáo lãi lỗ của một nhà hàng – F&B Study
Kết luận
Hãy bắt đầu bằng việc tách biệt tài chính cá nhân và kinh doanh, kiểm soát chi tiêu chặt chẽ, tự tính lương cho bản thân và theo dõi lợi nhuận thực tế. Khi làm tốt những điều này, bạn sẽ xây dựng được một quán ăn, nhà hàng có nền tảng tài chính vững chắc, giúp kinh doanh bền vững và có lãi lâu dài. Nếu chủ quán không nắm vững những nguyên tắc này, rất dễ rơi vào tình trạng kinh doanh bế tắc, mất kiểm soát tài chính và buộc phải đóng cửa.
